¿Qué es Microsoft Dynamics NAV?
Microsoft Dynamics NAV (Navision) es un programa informático que integra, en una sola aplicación, la mayor parte de las operaciones que una empresa efectúa. En un solo entorno, todos los usuarios entran a realizar su trabajo: desde el personal administrativo, al comercial, de producción, de ventas, técnico, etc. Esta integración permite:- Evitar errores y Ahorrar costes, al no tener que duplicar la información en distintos sistemas.
- Analizar la información en todo su conjunto. Los directivos de la empresa tienen a su disposición toda la información de la empresa, que pueden analizar en Microsoft Dynamics NAV mediante herramientas analíticas, como el análisis por dimensiones, los cuadros de mando, etc.
- Ofrecer mejores servicios a los clientes,
- Mejorar procedimientos internos de trabajo. Aunque cueste de creer Microsoft Dynamics NAV (Navision) ayuda a que los empleados trabajen mejor y cometan menos errores.
Navision no permite modificar aquello que se ha registrado (ya sean facturas, asientos contables, movimientos de producto, etc.). Cualquier error en el proceso de registro se debe corregir registrado un movimiento que anula al primero y volver a registrarlo correctamente, de modo que siempre se deja un rastro de los errores cometidos.
Por experiencia propia he podido constatar que al ser costoso corregir errores los usuarios tienden a prestar más atención antes de registrar, lo que lleva a que cometan menos errores. - Tener siempre datos fiables. Como se comenta en el punto anterior, Navision no permite modificar aquello que se ha registrado. Para corregir un error se debe registrar un movimiento que anule el error y posteriormente volver a registrar el movimiento inicial corregido.
Este hecho provoca frustración en los usuarios que utilizan Navision por primera vez, sobre todo si estaban acostumbrados a trabajar con otros sistemas donde había carta blanca para corregir errores y sin dejar rastro de ello. Aunque en la mayoría de casos esta libertad era contraproducente, pues con el tiempo aparecían incongruencias en los datos que hacían que la información del sistema no fuese fiable.
Pues bien, en Navision esto no pasa. Al no poder modificar aquello que se ha registrado, no aparecen incongruencias en los datos, por lo que en Navision la información siempre es fiable.
Qué puedo hacer con Microsoft Dynamics NAV (Navision)?
Con Microsoft Dynamics NAV (Navision) se puede realizar, de forma integrada todo lo siguiente:- Gestionar la Contabilidad.
- Gestionar las Ventas. Ofertas, Pedidos, Vendedores, Oportunidades, etc.
- Gestionar las Compras. Ofertas, Pedidos, Tarifas, Planificación de compras en base a las necesidades, etc.
- Gestionar la Tesorería. Cobros, Pagos, Liquidez, Remesas y Órdenes de Pago, etc.
- Gestionar el Marketing. Contactos, Segmentos, Campañas, Tareas, etc.
- Gestionar los Activos Fijos. Costes, reparaciones, seguros, doble amortización: fiscal y amortización con criterios empresariales, etc.
- Gestionar el Almacén. Múltiples almacenes, manipulación de productos, montaje de kits, ubicaciones, costes, recepciones, entregas, seguimiento de lotes, caducidades, etc.
- Gestionar la Producción. Listas de materiales, centros de trabajo, capacidades, previsión de producción en base a las necesidades, etc.
- Gestionar los Proyectos. Fases, Sub-fases y Tareas, Consumos de productos y recursos, facturación parcial de proyectos, etc.
- Gestionar los Recursos. Capacidad, Cualificaciones, Disponibilidad, etc.
- Gestionar los Servicios. Servicio post-venta, Contratos de mantenimiento, planificación de tareas de servicio, consumos de productos y recursos en un servicio, resolución de incidencias.
- Gestionar los Recursos Humanos. Empleados, Cualificaciones, Ausencias, Nóminas*, etc.
- Gestionar distintas empresas. Se pueden crear múltiples empresas en Microsoft Dynamics NAV. También existen procesos de consolidación para obtener información conjunta de todas o de algunas de ellas.
- Registros entre empresas del grupo. Una factura de venta a una empresa del grupo se transforma, sin intervención humana, en una factura de compra en la otra empresa del grupo, ahorrando duplicidad de trabajos.
- Aprobación documentos. Se pueden configurar criterios para que ciertos documentos deban ser aprobados antes de ser registrados.
- Gestión de Comisiones*. Base de cálculo de la comisión, importes mínimos y máximos, descuentos, etc.
- Importar / Exportar datos a otras aplicaciones Office. Con un simple clic se puede exportar todo tipo de información a Word o Excel. Importar datos desde Excel también es posible con una herramienta muy sencilla de importación.
- Automatizar Procesos. Se pueden configurar tareas para que se ejecuten de forma desatendida.
- Publicar la información en una web o en una intranet, así como obtener información de la red, como pedidos entrados por los clientes en una página web, etc.
- [A completar por la empresa]. Al disponer del código fuente del programa es posible modificarlo para adaptar Microsoft Dynamics NAV (Navision) a las necesidades de cada empresa. Aquella pequeña cosa que le falta a Navision para ajustarse 100% a una empresa, se puede desarrollar.
¿Porque utilizar Microsoft Dynamics NAV (Navision)?
Existen en el mercado otros productos para la gestión empresarial, sin embargo destacaría Microsoft Dynamics NAVPorque es fácil de utilizar y de aprender, al utilizar un entorno similar a otros programas de Microsoft ya conocidos por los usuarios.
Porque es fácil de configurar, una empresa pequeña sin reglas de negocio muy estrictas no tiene que emplear grandes cantidades de tiempo en configuración y ajustes.
Porque es fácil de configurar, una empresa grande con reglas de negocio estrictas dispone de todas las herramientas para ajustar de una forma fácil el comportamiento de Navision a sus necesidades.
Porque se realizan las tareas de una forma rápida. Las teclas de acceso directo permiten a cualquier usuario moverse por Navision y realizar todas las tareas sin usar apenas el ratón, cosa que agiliza el trabajo.
Porque el código es abierto y se puede programar para que haga más cosas, sin tener que esperar que el fabricante decida implementarlo.
Porque Microsoft lanza constantemente actualizaciones, parches y nuevas versiones, con lo que con Microsoft Dynamics NAV nunca voy a tener un sistema obsoleto.
Porque se puede integrar fácilmente con otras plataformas, cómo webs, intranets, aplicaciones de terceros, PDAs, etc.
Porque existen muy buenos profesionales trabajando con Microsoft Dynamics NAV, a los que se les requiere formación y certificaciones para asegurar que las instalaciones de Navision resulten siempre exitosas.
Salut!
Laura Nicolàs
Autora del libro Implementing Microsoft Dynamics NAV 2013
