Importar Datos a Microsoft Dynamics NAV (Navision) directamente desde Excel

Una de las grandes ventajas del ERP Microsoft Dynamics NAV (Navision) es su gran integración con toda la suite de aplicaciones de Microsoft Office. En este artículo voy a explicar lo fácil que resulta importar datos a Navision directamente desde una hoja de Excel, utilizando la herramienta de Migración de datos.

Para el ejemplo he utilizado la versión 2009 Service Pack 1 (2009SP1), y la empresa de demostración CRONUS España S.A. , que viene con el CD de instalación.

[Caso inventado] La empresa CRONUS España S.A. vende productos a empresas de la provincia de Barcelona. Como parte de su plan de expansión, CRONUS España S.A. , ha abierto una sede en Girona y van a empezar a vender en esa provincia. La empresa tiene en la tabla de Códigos Postales, unos 600 registros correspondientes a todos los Códigos Postales de la provincia de Barcelona. Ahora deben introducir en Navision los más de 900 registros referentes a los Códigos Postales de la provincia de Girona. Disponen de un listado, en formato Excel, con toda esta información.

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1er Paso: Ajustar el formato de nuestro fichero al formato que requiere Microsoft Dynamics NAV.
Para poder importar correctamente datos al programa Microsoft Dynamics NAV, es imprescindible que el fichero Excel cumpla unos requisitos de formato, de modo que Navision sepa exactamente en qué campos de qué tablas debe importar los datos. Para crear el fichero Excel con el formato requerido, vamos a seguir unos sencillos pasos en Navision.

- Acceder a la pantalla Info. Gral. Migración.
[Cliente Classic] Administración → Configuración de la aplicación → Configuración empresa → Migración datos
[Cliente por Roles] Departamentos → Administración → Configuración de la aplicación → Configuración empresa → Migración datos

- Crear una línea con IdTabla=225, que es el identificador de la tabla "Código postal"

- Acceder a la pantalla Campos Migración, para indicar qué campos de la tabla necesitamos informar en la hoja de Excel.
En nuestro caso necesitamos Código y Población. Los dos deben tener el campo Incluye seleccionado. Una vez seleccionados los campos, podemos cerrar esta pantalla.
[Cliente Classic] Migración → Campos Migración
[Cliente por Roles] Información relacionada →Migración → Campos Migración

- Crear un libro Excel con los campos y el formato requerido.
NOTA: Se van a exportar al fichero Excel todos los Códigos Postales existentes actualmente en Navision, sin ser posible aplicar filtros o crear el Excel vacío.
[Cliente Classic] Acciones → Exportar a Excel
[Cliente por Roles] Acciones →Acciones → Exportar a Excel

- Abrir el libro Excel que acabamos de generar. Veremos que el Excel contiene todos los códigos postales que ya teníamos en NAV.
Debemos borrar los que hay y copiar los que queremos importar, aquellos más de 900 registros referentes a los Códigos Postales de la provincia de Girona.
NOTA: Es importante respetar el formato del Excel que ha generado Navision. No se deben añadir ni eliminar columnas.

2do Paso: Importar los datos en una tabla temporal de Microsoft Dynamics NAV.
Desde la pantalla Info. Gral. Migración, ejecutamos la opción Importar desde Excel

[Cliente Classic] Acciones → Importar desde Excel
[Cliente por Roles] Acciones →Acciones → Importar desde Excel

3er Paso: Aplicar los datos.
Desde la pantalla Info. Gral. Migración, ejecutamos la opción Aplicar datos Migración

[Cliente Classic] Migración → Aplicar datos migración
[Cliente por Roles] Información relacionada → Migración → Aplicar datos migración

Ahora podemos acceder a la tabla Códigos Postales y veremos los 900 nuevos registros que hemos importado. Con estos sencillos pasos cualquier usuario puede hacer una importación masiva de datos a Navision.

CONSIDERACIONES
La herramienta descrita en este artículo resulta muy útil y a la vez muy peligrosa si se utiliza sin conocimiento. Es importante realizar una importación previa en una base de datos de pruebas antes de hacer nada en la base de datos real.

Al aplicar los datos de migración:

- Si no encuentra un registro, lo crea

- Si el registro ya existe, lo modifica

Salut!
Laura Nicolàs

Autora del libro Implementing Microsoft Dynamics NAV 2013

IVA 2010 - Correcciones

Se ha publicado en la knowledgebase un artículo relacionado con los objetos liberados por Microsoft para Microsoft Dynamics NAV (Navision), respecto a los cambios introducidos por el paquete IVA 2010.

Al parecer se produce un error en el diario de Intrastat, pues no tiene en cuenta el campo "Servicio UE" que hay en la configuración de IVA. En los siguientes artículos de la knowledgebase se detalla el error y se explica cómo solucionarlo.

Artículo de la knowledgebase para NAV 5.01

Artículo de la knowledgebase para NAV 4.03

Este artículo es interesante para todos aquellos que ya tengais instalado el paqueta IVA 2010 en Navision.

Salut!
Laura Nicolàs

¿Por qué Microsoft Dynamics NAV (Navision) no deja modificar aquello que se ha registrado?

Descarga proporcionada por ClipDynamics.com

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Quiero perderme la descarga

Una de las primeras cosas con las que se enfrenta una persona cuando empieza a trabajar con Microsoft Dynamics NAV es el hecho de no poder modificar aquello que se ha registrado.

Ya sea una factura, un albarán, un apunte contable, un movimiento de producto, etc. Cualquier movimiento registrado es inmodificable en Navision. Aunque se requiera modificar un dato aparentemente sin importancia, como puede ser una descripción, NAV no permite que sea modificado.

Este hecho suele causar frustración en los nuevos usuarios de Navision, sobre todo si han trabajado anteriormente con otro programa más abierto. Sin embargo esta característica de Navision es una gran noticia porque:

• Asegura de integridad de los datos.
• Mejora los procedimientos internos de trabajo.

Excepciones: Hay 6 tablas con datos registrados que Navision SÍ deja modificar. Descarga este documento con explicaciones detalladas.

Cómo puede asegurar la integridad de los datos?

Los sistemas de Gestión Empresarial son herramientas completas que cubren todas las áreas de una empresa. Los procesos de registro son complejos, y realizan gran cantidad de comprobaciones para determinar el resultado final, que a menudo afectan a muchas o a todas las áreas de la empresa. Un empleado, sin embargo, suele conocer a fondo el área en la que trabaja, pero no así el resto de las áreas de la empresa.

Dejar que el usuario pueda modificar la información registrada puede llevar a inconsistencias en la información.

Ejemplo 1: Un usuario registra un apunte contable que aparentemente sólo afecta al área de contabilidad. Hay un error en la fecha de registro y al usuario le gustaría poder entrar al movimiento de contabilidad y modificar la fecha.

Lo que el usuario no tiene porqué saber es que su jefe ha creado unas vistas de análisis para poder explorar la información por dimensión. Lo ha configurado de tal modo que las vistas de análisis se actualizan cada vez que se registra un asiento.

Si el empleado pudiera modificar la fecha del movimiento contable, probablemente no habría actualizado también la vista de análisis, por lo que se habría producido una inconsistencia en la información.

Ejemplo 2: Un empleado de almacén se da cuenta que faltan algunas unidades de un producto y hace un ajuste negativo para rebajar su stock. Al día siguiente encuentra 1 de las unidades en otra ubicación del almacén y quiere modificar la cantidad del ajuste negativo que realizó.

Lo que el usuario de almacén probablemente no sabe es que, en su empresa, se ha configurado Navision de modo que registre la variación de existencias en la contabilidad. Si el usuario pudiera modificar la cantidad en el movimiento de producto probablemente no actualizaría también la cuenta existencias, produciéndose una inconsistencia en la información.


Estos dos ejemplos muestran claramente el motivo por el que el ERP Microsoft Dynamics NAV (Navision) no deja modificar aquello que se ha registrado. Asegurar la integridad de los datos en el sistema de gestión de una empresa es imprescindible para el buen funcionamiento de la misma.

Hay un error en los datos registrados. Si no puedo modificar el registro, qué debo hacer para corregir el error?

Para corregir un error se deben seguir los siguientes pasos:

1. Registrar un movimiento que anule al movimiento erróneo.

2. Registrar el movimiento correcto.

Para cada caso debe determinarse qué movimiento es el que anula al movimiento erróneo. En caso de un apunte contable, por ejemplo, la anulación se conseguiría registrando un apunte contable igual al inicial intercambiando los debe por haber y viceversa. En caso de error en el registro de una factura, se debería registrar un abono. En caso de ajustes de producto, se debería registrar el ajuste contrario, etc.

Tip para programadores: Descarga este documento para saber qué codeunits tocar para permitir modificar más datos

Cómo puede mejorar los procedimientos internos de trabajo?

Aunque cueste de creer Microsoft Dynamics NAV (Navision) ayuda a que los empleados trabajen mejor y cometan menos errores.

Navision no permite modificar aquello que se ha registrado (ya sean facturas, asientos contables, movimientos de producto, etc.). Cualquier error en el proceso de registro se debe corregir registrado un movimiento que anula al primero y volver a registrarlo correctamente, de modo que siempre se deja un rastro de los errores cometidos.

Por experiencia propia he podido constatar que al ser costoso corregir errores los usuarios tienden a prestar más atención antes de registrar, lo que lleva a que cometan menos errores.

Enlaces relacionados: Adaptarse a Microsoft Dynamics NAV para mejorar la gestión de nuestra empresa




Salut!
Laura Nicolàs