Libro: Customer Success con Sure Step

Much of the stress that people feel doesn't come from having too much to do.
It comes from not finishing what they've started
 - David Allen

Así es como me he sentido yo en muchas ocasiones. Pero recientemente he decidido cambiar esto en mi vida. He decidido empezar una cosa pendiente, y no dejarla hasta que esté completada. Esto me va a dar la satisfacción del trabajo hecho, que a su vez te da la energía para empezar una nueva cosa con ilusión.

Y como no puede ser de otra forma, hay que predicar con el ejemplo. Hace unos días llego a mis manos un ejemplar del libro Customer Success with Microsoft Dynamics Sure Step y pensé: tengo que escribir una entrada en mi blog. Fueron pasando los días y siempre pensaba luego lo haré. Pues ha llegado el momento. Y como esto ha llegado el momento de hacer todas las cosas que tengo en mi ToDo list. 

Este libro va de Sure Step. Una metodología diseñada para llevar a cabo proyectos de implantación de Dynamics NAV.  Todos sabemos que cada proyecto, por definición, es distinto. Es especial. Es único. Sin embargo hay una serie de fases, una serie de documentos, una serie de tareas que se repiten de proyecto en proyecto. O por lo menos se parecen mucho.

Aunque cada proyecto sea distinto, es mucho más inteligente re-aprovechar material de un proyecto anterior y adaptarlo a las necesidades. Para esto sirve Sure Step. 

Del libro me ha gustado especialmente una sección titulada A proactive attitude makes the difference. Supongo que me ha gustado tanto porque últimamente estoy en modo Take Action en todos los aspectos de mi vida: personal, laboral, de salud, de relaciones, etc. 
En general el libro está muy bien y creo que merece la pena leerlo. Lo podeis adquirir aquí: Customer Success with Microsoft Dynamics Sure Step. Solo advertir que, aunque menciona la metodología Agile, el libro se centra en la metodología Waterfall. A mi entender, si queremos ser competitivos hay que adoptar formas de trabajar y pensar del siglo XXI y dejar atrás los métodos desfasados del siglo pasado.

Así que mi recomendación es leer el libro (porque es bueno), pero leerlo con un espíruto remodelador. A cada paso pensar:
- Esto que me explican, podría adoptarse en un enfoque Agile / Lean?
- Que tendría que hacer para convertir esta recomendación a una práctica Agile / Lean?

Muchas gracias por leerme... y nos vemos en el siguiente post! Ah, dejame un comentario, aunque solo sea para saludar. Esto me da ánimos para seguir publicando :-)

Salut!
Laura Nicolàs - Author of Dynamics NAV books

 
 

Porqué los financieros y el personal TIC tienen que trabajar conjuntamente la estrategia de dimensiones NAV (4 de 15)

Quien es el responsable de determinar qué dimensiones se van a usar, de mantener la base de datos limpia, y de resolver problemas relacionados con las dimensiones ¿el personal TIC o los financieros?. La respuesta es que AMBOS.

Mientras que el financiero tiene la perspectiva de las dimensiones de Dynamics NAV como herramienta de análisi y reporting, control y consistencia de datos y eficiencia para el departamento de finanzas, el personal TIC va a tener otra perspectiva. Muchas veces va a ser el personal TIC el que va a desarrollar las tareas para resolver errores de dimensiones, tamaño de base de datos y temas de rendimiento.






Al trabajar juntos en determinar la estrategia de cómo se va a implementar, usar, añadir o cambiar dimensiones NAV, se puede combinar lo mejor de los dos mundos y asegurar que los intereses de los dos están representados. Todos los miembros del equipo, sin importar su rol, tendrían que entender porqué se ha escogido usar la configuración "obligatorio" en lugar de "Igual código", y en qué difiere la forma de usar las dimensiones predeterminadas en productos y/o en clientes.
Conocer cuales son las dimensiones globales, porque tienen prioridad alta y visibilidad general en toda la estructura de reports,
y saber como acceder a los datos guardados en las dimensiones de acceso directo, es útil para los dos grupos (finanzas e IT) cuando se tienen que formular nuevos informes para la empresa.

--------
Artículo anterior: La perspectiva del profesional de las finanzas sobre las dimensiones NAV (3 de 15)
Artículo siguiente: Dimensiones NAV en registros: ¿dónde puede verlas? (5 de 15)
--------
El artículo original se titula Why finance and IT need to work in partnership on a NAV dimension strategy (part 4 of 15) y ha sido escrito por Kerry Rosvold.
Kerry trabaja como controller en Augsburg Fortress Publishers desde 2008. Dynamics NAV es el ERP que ella elije y lo usa desde 2004. Kerry publica habitualmente en el blog Dynamics NAV Financials.
--------


Salut!
Laura Nicolàs

Autora del libro Implementing Microsoft Dynamics NAV 2013

La perspectiva del profesional de las finanzas sobre las dimensiones NAV (3 de 15)

Como profesional del área de finanzas que va a tomar decisiones sobre el uso de dimensiones en la empresa, vas a aportar una perspectiva única sobre cómo las dimensiones ayudan al departamento de contabilidad. Ceguramente algunas de tus inquietudes son respecto a como vas a elaborar los informes, otras seran sobre consistencia de datos y control, y otras inquietudes seran sobre eficiencia. Vamos a ver todas estas inquietudes.

Eficiencia
Como controller me preocupa que la gente trabaje de una forma eficiente. Respecto a cómo codificar facturas o movimientos contables, trabajar de forma eficiente significa que no tendrían que andar consultando mucha información y no tener que introducir manualmenta más información que la estrictamente necesaria.
Al configurar las dimensiones en Dynamics NAV, se pueden definir dimensiones predeterminadas para que se informen automáticamente al crear facturas o movimientos contables. ¿Quieres que la codificación venga dada de forma automática? ¿Son tus reglas de codificación suficientemente claras para que esto sea posible? ¿Puedes configurar algunas cosas para que siempre usen el valor por defecto, de forma que codificar parezca 100% mágico, ya que los usuarios ya no van a ser responsables de tomar una decisión de codificación nunca mas?




Consistencia y control
Igual que soy un poco purista en cuanto a la eficiencia, aún mas purista soy sobre el tema de la consistencia y el control. Si alguna vez trabajas conmigo, el algún momento me vas a oir decir "no permitimos valores opcionales". O sea, no informamos dimensiones en algunos casos y en otros no. Yo uso mucho la opción "dimensión obligatoria". Esta configuración obliga que se informe una dimensión, ya se con un valor por defecto o porque una persona lo ha informado manualmente. Pero nunca dejamos que no se informe la dimensión, porque eso crearía agujeros de (des)información y haría que los informes tuvieran menos datos relevantes.

Requisitos en los informes
Por último, estas usando las dimensiones en tu ERP para que puedas analizar los datos y así tomar importantes decisiones de negocio. Como profesional de las finanzas, sabes cuales son los datos que estas analizando ahora mismo. Tómate un minuto para pensar en ello. Lo que estas analizando, ¿sigue siendo relevante o es simplemente lo que siempre has analizado? ¿Ha cambiado tu negocio? ¿Necesitas cambiar lo que analizas y los informes que elaboras? Piensa en lo que tu negocio necesita realmente ver en los informes y estructura las dimensiones de forma que encajen con las necesidades.

--------
Artículo anterior: 5 motivos por los que usar las dimensiones de NAV (2 de 15)
Artículo siguiente: Porqué los financieros y el personal TIC tienen que trabajar conjuntamente la estrategia de dimensiones NAV (4 de 15)
--------
El artículo original se titula The finance professional’s perspective on NAV dimensions (part 3 of 15) y ha sido escrito por Kerry Rosvold.
Kerry trabaja como controller en Augsburg Fortress Publishers desde 2008. Dynamics NAV es el ERP que ella elije y lo usa desde 2004. Kerry publica habitualmente en el blog Dynamics NAV Financials.
--------


Salut!
Laura Nicolàs

Autora del libro Implementing Microsoft Dynamics NAV 2013

5 motivos por los que usar las dimensiones de NAV (2 de 15)

Sigues sin estar convencido que abandonar tu antiguo plan de cuentas hiper-segmentado es una buena idea? No sabes qué narices tiene que ver este gráfico lleno de palabras (y no números) con la contabilidad? Aquí tienes las 5 razones por las que deberías usar dimensiones:

1) El plan de cuentas se reduce. En serio, mi empresa era una de esas con 4.000 cuentas contables antes de implantar Dynamics NAV. Codificábamos los proyectos y los usábamos intensivamente, y teníamos tres o cuatro segmentos en cada grupo contable. Todas las personas del departamento de contabilidad tenían en su mesa un carpesano enorme que tenían que consultar cada día para hacer su trabajo. No solo era imposible recordar todo ese detalle, sino que además se tardaba demasiado en escribir esos códigos en el sistema. Con tantos números introducidos de forma manual, era muy fácil cometer errores. No pasabamos dos días enteros cada mes, después del cierre, investigando para comprobar que todo se hubiera registrado en el sitio correcto, y reclasificando registros para corregir los errores. Nuestro plan de cuentas tiene ahora menos de 200 cuentas, y seguimos eliminando algunas cada año.

2) Codificar las cuentas se vuelve intuitivo. Seguimos usando códigos de proyecto de forma intensiva, pero ahora somos capaces de darle un nombre, cosa que hace que codificar resulte mucho más intuitivo, menos propenso a errores, y permite que la gente ajena al departamento de contabilidad pueda introducir datos en el sistema.
En la empresa trabajamos con mucha gente que no son de número, pero hablar de dinero con ellos es mas fácil desde que empezamos a usar las dimensiones. Nadie necesita recurrir al carpesano con la lista de cuentas para "determinar la codificación de los gastos de viaje del último proyecto". Ara podemos decir con palabras "codifica los gastos del equipo de márquetin para el evento escuela dominical para niños, en Ohio", y todo el mundo sabe como se codificara la factura de gastos cuando se introduzca en Dynamics NAV.




3) Mejor control y precisión. Está claro que con una codificación mas intuitiva y un plan de cuentas más acotado, todos deberíamos percibir una mejora en el control y la precisión de los registros. Pero hay más! Dynamics NAV ofrece muchas más posibilidades respecto a las dimensiones cómo:
- Permitir definir valores por defecto en las dimensiones
- Añadir mensajes de aviso para asegurar que se usan los valores de dimensión correctos en los sitios adecuados
- Permitir controlas las dimensiones en datos master además del plan de cuentas. Por datos master entendemos clientes, productos, proveedores, etc.
- Permitir restringir cómo unas dimensiones se combinan con otras, así como su prioridad.

Todas estas características se combinan para asegurar que el sistema es el que hace el trabajo, en lugar de los usuarios, lo que hace que el resultado sea más preciso. Recordáis las dos jornadas que mi empresa requería para revisar y corregir registros? El año pasado pude enviar un email a mi equipo explicando que habían hecho un trabajo perfecto - sin errores - ni una sola reclasificación fue necesaria.

4) Más flexibilidad al elaborar informes. Incluso con un plan de cuentas más corto, ahora tenemos más detalle del que nunca habíamos tenido, porque el uso de las dimensiones nos lo permite. El esfuerzo para añadir un nuevo segmento en nuestro sistema antiguo para soportar un cambio en las necesidades de reporting, era simplemente prohibitivo. Con las dimensiones, hemos ganados esa flexibilidad sin tener que añadir 400 páginas a nuestro plan de cuenta. Ahora producimos informes con información más valuosa que nunca, y tenemos la posibilidad de combinar esa información para ayudarnos a tomar decisiones de negocio.


5) Sigues teniendo nuevas opciones, incluso después del arranque. Creo que mucha gente piensa que el único momento en que se pueden tomar decisiones acerca de las dimensiones es en la implementación inicial del sistema. Aunque este es un momento muy importante, siempre tienes la opción de añadir o cambiar dimensiones. Nosostros, por ejemplo, hemos añadido una nueva dimensión por año, a medida que nuestras necesidades han cambiado y hemos determinado que necesitabamos obetener información con distintas prioridades.

Artículo anterior: 4 preguntas a hacerse a la hora de decidir cómo usar las dimensiones de NAV (1 de 15)
Artículo siguiente: La perspectiva del profesional de las finanzas sobre las dimensiones NAV (3 de 15)


--------
El artículo original se titula 5 reasons you need to use NAV dimensions (part 2 of 15) y ha sido escrito por Kerry Rosvold.
Kerry trabaja como controller en Augsburg Fortress Publishers desde 2008. Dynamics NAV es el ERP que ella elije y lo usa desde 2004. Kerry publica habitualmente en el blog Dynamics NAV Financials.
--------


Salut!
Laura Nicolàs

Autora del libro Implementing Microsoft Dynamics NAV 2013

4 preguntas a hacerse a la hora de decidir cómo usar las dimensiones de NAV (1 de 15)

Si acabas de empezar a usar el ERP Dynamics NAV (Navision) en tu negocio, probablemente te han hablado sobre las dimensiones, pero quizá todavía no sabes exactamente lo que son y para qué se usan. Quizá seas una persona del departamento financiero, o del departamento TIC.

En algún momento del proceso de implantación, tu partner va a querer hablar contigo sobre las dimensiones de Dynamics NAV. Esta va a ser una reunión importante, y puede dar un poco de miedo o incluso ser un poco desconcertante, pero es absolutamente necesaria.
Puede que la reunión empiece con alguna de estas frases:
- "has pensado en como vas a limpiar el plan de cuentas"
- "tenemos que hablar sobre cómo vamos a reestructurar el plan de cuentas"
- "se podría mejorar la productividad de los procesos contables reduciendo el plan de cuentas"
- "Joder! 4000 cuentas contables es demasiado, ¿ya te acuerdas de todas ellas?"

En estos momentos, te tendrías que hacer 4 preguntas básicas para decidir si necesitas usar dimensiones NAV en tu empresa:

1) Cómo de grande es tu plan de cuentas?

2) Te dice algo un número como este 7051561?

3) Cuantas veces oyes la pregunta "Que número le doy a..."?

4) Cuantas reclasificaciones tienes que registrar cada mes?




Como has visto, usar dimensiones en Dynamics NAV te permite limpiar y reducir el plan de cuentas, y también mejorar la eficiencia de la empresa con ello. En lo más básico, con las dimensiones vas a poder reemplazar las viejas cuentas contables hiper-segmentadas



por algo mucho para parecido a esto




Artículo anterior: 15 días de dimensiones en Dynamics NAV
Artículo siguiente: 5 motivos por los que usar las dimensiones de NAV (2 de 15)


--------
El artículo original se titula 4 questions to ask when deciding how to use NAV dimensions in your business (part 1 of 15) y ha sido escrito por Kerry Rosvold.
Kerry trabaja como controller en Augsburg Fortress Publishers desde 2008. Dynamics NAV es el ERP que ella elije y lo usa desde 2004. Kerry publica habitualmente en el blog Dynamics NAV Financials.
--------


Salut!
Laura Nicolàs

Autora del libro Implementing Microsoft Dynamics NAV 2013

Sobre la autora...

Autora del libro Implementing Dynamics NAV