¿Por qué Microsoft Dynamics NAV (Navision) no deja modificar aquello que se ha registrado?











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Una de las primeras cosas con las que se enfrenta una persona cuando empieza a trabajar con Microsoft Dynamics NAV es el hecho de no poder modificar aquello que se ha registrado.

Ya sea una factura, un albarán, un apunte contable, un movimiento de producto, etc. Cualquier movimiento registrado es inmodificable en Navision. Aunque se requiera modificar un dato aparentemente sin importancia, como puede ser una descripción, NAV no permite que sea modificado.

Este hecho suele causar frustración en los nuevos usuarios de Navision, sobre todo si han trabajado anteriormente con otro programa más abierto. Sin embargo esta característica de Navision es una gran noticia porque:
  • Asegura de integridad de los datos.
  • Mejora los procedimientos internos de trabajo.

Excepciones: Hay 6 tablas con datos registrados que Navision SÍ deja modificar. Descarga este documento con explicaciones detalladas.



Cómo puede asegurar la integridad de los datos?


Los sistemas de Gestión Empresarial son herramientas completas que cubren todas las áreas de una empresa. Los procesos de registro son complejos, y realizan gran cantidad de comprobaciones para determinar el resultado final, que a menudo afectan a muchas o a todas las áreas de la empresa. Un empleado, sin embargo, suele conocer a fondo el área en la que trabaja, pero no así el resto de las áreas de la empresa.

Dejar que el usuario pueda modificar la información registrada puede llevar a inconsistencias en la información.

Ejemplo 1: Un usuario registra un apunte contable que aparentemente sólo afecta al área de contabilidad. Hay un error en la fecha de registro y al usuario le gustaría poder entrar al movimiento de contabilidad y modificar la fecha.

Lo que el usuario no tiene porqué saber es que su jefe ha creado unas vistas de análisis para poder explorar la información por dimensión. Lo ha configurado de tal modo que las vistas de análisis se actualizan cada vez que se registra un asiento.

Si el empleado pudiera modificar la fecha del movimiento contable, probablemente no habría actualizado también la vista de análisis, por lo que se habría producido una inconsistencia en la información.

Ejemplo 2: Un empleado de almacén se da cuenta que faltan algunas unidades de un producto y hace un ajuste negativo para rebajar su stock. Al día siguiente encuentra 1 de las unidades en otra ubicación del almacén y quiere modificar la cantidad del ajuste negativo que realizó.

Lo que el usuario de almacén probablemente no sabe es que, en su empresa, se ha configurado Navision de modo que registre la variación de existencias en la contabilidad. Si el usuario pudiera modificar la cantidad en el movimiento de producto probablemente no actualizaría también la cuenta existencias, produciéndose una inconsistencia en la información.


Estos dos ejemplos muestran claramente el motivo por el que el ERP Microsoft Dynamics NAV (Navision) no deja modificar aquello que se ha registrado. Asegurar la integridad de los datos en el sistema de gestión de una empresa es imprescindible para el buen funcionamiento de la misma.

Hay un error en los datos registrados. Si no puedo modificar el registro, qué debo hacer para corregir el error?


Para corregir un error se deben seguir los siguientes pasos:

1. Registrar un movimiento que anule al movimiento erróneo.

2. Registrar el movimiento correcto.

Para cada caso debe determinarse qué movimiento es el que anula al movimiento erróneo. En caso de un apunte contable, por ejemplo, la anulación se conseguiría registrando un apunte contable igual al inicial intercambiando los debe por haber y viceversa. En caso de error en el registro de una factura, se debería registrar un abono. En caso de ajustes de producto, se debería registrar el ajuste contrario, etc.

Tip para programadores: Descarga este documento para saber qué codeunits tocar para permitir modificar más datos


Cómo puede mejorar los procedimientos internos de trabajo?


Aunque cueste de creer Microsoft Dynamics NAV (Navision) ayuda a que los empleados trabajen mejor y cometan menos errores.

Navision no permite modificar aquello que se ha registrado (ya sean facturas, asientos contables, movimientos de producto, etc.). Cualquier error en el proceso de registro se debe corregir registrado un movimiento que anula al primero y volver a registrarlo correctamente, de modo que siempre se deja un rastro de los errores cometidos.

Por experiencia propia he podido constatar que al ser costoso corregir errores los usuarios tienden a prestar más atención antes de registrar, lo que lleva a que cometan menos errores.

Enlaces relacionados: Adaptarse a Microsoft Dynamics NAV para mejorar la gestión de nuestra empresa




Salut!
Laura Nicolàs

20 comentarios:

Anónimo dijo...

Hola Laura.

Nosotros tenemos desarrollados todo un paquete para eliminar documentos. Facturas, abonos y apuntes contables.

El paquete funciona a la perfección y ningún cliente nos ha llamado con problemas de descuadres. La única pega que había era que no se podían eliminar las tablas "Register" (que solventabamos de otra forma y el cliente siempre estaba al tanto de esto) pero en la 2009 SP1 lo han solucionado asi que un problema menos.

Yo entiendo que es una ventaja no poder eliminar documentos y que gracias a NAV tienen unos datos muy muy optimizados pero en algunos casos es demasiado caótico tanta rigidez y un año después, no se terminan de acostumbrar y terminan por solicitarte el desarrollo.

Anónimo dijo...

Hola Laura,

coincido contigo en la importancia de la integridad de los datos, y en muchos ocasiones está forma de trabajar de Nav impide a los usuarios meter la pata. Pero creo que Nav para determinados procesos es demasiado rigido. Te pongo un ejemplo, creo una OF y realizo ciertos consumos, finalmente decido no fabricarlo y devuelvo los componentes al almacén. ¿en que me ayuda el tener que cerrar la OF indicando una cantidad que realmente no he fabricado, y posteriormente tener que hacer un recalculo del coste medio o modifcar el asiento de desviaciones, si trabajo a estandar?


Por cierto que tengas suerte en tu andadura en el mundo blogs.

Laura Nicolàs dijo...

Hola,

Muchas gracias por visitar el blog y más aún por participar en él.

Como comento en el artículo, soy consciente que los nuevos usuarios de Navision no están acostumbrados a no poder modificar los datos registrados. En muchas otras aplicaciones esto si se permite. Por éste motivo casi todos ellos acaban preguntando en algún momento si es posible borrar o modificar.

El cliente tiene siempre la razón, excepto cuando no la tiene. Este es uno de esos casos. Es nuestra tarea y nuestra obligación la de explicar que no permitir borrar ni modificar es una ventaja.

En algunos casos muy concretos he desarrollado alguna aplicación que permite ocultar (mediante filtros) ciertos errores. Pero nunca eliminar. Los datos eliminados no dan información.

Salut!

Anónimo dijo...

Yo llevo apenas dos meses utilizandolo en labores contables y me parece un ERP bastante malo,si de ser por la consistencia de los datos,porque estando ya registrada la factura no podemos borrarla directamente sin tener que hacer un contrasiento,o no sería mejor como hace SAP no dejar modificar datos clave como la cuantía o la fecha a contabilizar pero si dejar modificar por ejemplo al departamento que se le imputa??.
Otro chasco es el tema de ver las facturas pendientes por un cliente,tengo que sacar el mayor e ir anulando asiento con asiento ya que si miro las que estan pendientes nunca me las pone correctamente,en fin Laura sin ánimo de ofender SAP Fi que es el módulo en el que yo he trabajado en temas contables le da mil vueltas al Navision

Laura Nicolàs dijo...

Hola,

Navision funciona a la perfección para ver las facturas pendientes de cliente. No he tenido nunca quejas en este sentido.
Si en tu empresa no sois capaces de ver las facturas pendientes es que algún procedimiento esta fallando. Quizá no estais liquidando los movimientos o quizá los estais liquidando mal.

Navision funciona, pero se tiene que utilizar correctamente. No es coherente que quieras que te de información de lo pendiente si cuando registras los pagos no informas de la factura que liquida ese pago.

Consulta con tu partner sobre las liquidaciones de movimientos de cliente / proveedor. Pide que te expliquen cómo registrar pagos liquidando, y cómo liquidar los pagos que ya estan registrados.

Para cualquier duda también puedes preguntar en el foro de tipsdbits (www.tipsdbits.com)

Salut!

Netma dijo...

Antes de nada felicitarte por el blog y decir que a partir de ahora estaré mas atento a las entradas que haya.

Por otra parte comentar que estoy empezando con Navision y la verdad es que me estoy volviendo un poco loco. La empresa donde trabajo necesita borrar facturas ya registradas, o modificarlas, y esto de que Nav no lo permita..

Estoy planteandome hasta en hacer un programa a medida para la empresa.
Merece tanto la pena navision?? El que lo controle todo el software sin saber bien lo que hace.. es lo que me descoloca un poco.

Perdon por el escrito tan raro, a lo mejor se me entiende mal, pero es que voy con algo de prisa, el lunes me explayare mas.

Un saludo y gracias.

Laura Nicolàs dijo...

Hola Netma,

Bienvenido al blog y gracias por ser un nuevo seguidor. Llevo unos cuantos días sin postear nada, pero quiero ponerme las pilas y ya estoy preparando algunas entradas.

Como explico en este post Navision no deja borrar ni modificar lo que se ha registrado. Si en tu empresa se han registrado facturas erróneas lo que hay que hacer es registrar el abono correspondiente y volver a emitir la factura.

Hacer un programa a medida desde 0? Te va a salir el doble de caro y con una quarta parte de la funcionalidad. A parte del tiempo que puedes tardar en que sea mínimamente operativo.
Lo mejor que puedes hacer és aprender cómo funciona Navision y desarrolar sobre la funcionalidad estándard aquellas personalizaciones que tu empresa requiera.

En cualquier caso quedo a la espera que epxliques un poco más tu idea y luego vuelvo a opinar ;-)

Salut!

Netma dijo...

Hola de nuevo Laura. El tema que necesito no es hacer abonos y volver a facturar, sino eliminar completamente la factura. El problema que ello conlleva son los movimientos contables que se realizan. Si me pasas tu correo podemos hacer intercambio de ideas. Puedes escribirme al siguiente correo mtb(arroba)diselia.com .

Un saludo Laura y estamos en contacto.

geek dijo...

excelente articulo

Anónimo dijo...

Llevo utilizando navision donde curro desde hace 2 años y al principio no podiamos borrar asientos ni facturas ni nada y esto junto con la poca experiencia hacía que un simple error de contabilización se convertiese en un caos. Solicitamos a Tectura Spain que pudieramos borrar asientos y ahora todo es mucho mas limpio ya que podemos borrar cosas innecesarias o errores.

Laura Nicolàs dijo...

Muchas gracias geek

Salut!

Laura Nicolàs dijo...

Hola,

Una de las ventajas de Navision es que se dispone del código fuente, por lo que se puede hacer casi todo. En este caso borrar asientos o facturas.

Pero una cosa es lo que se puede hacer (que con tiempo y dinero es casi todo), y otra cosa es lo que es recomendable hacer.
Navision estándard no permite borrar lo que está registrado y yo defiendo esa filosofia.

Si teneis un desarrollo que permite borrar y os funciona sin problemas, me alegro mucho por vosotros.
Una curiosidad: qué pasa si por error se borran cosas que no se deberían haber borrado?

Salut!

JoseCarlos Diaz dijo...

Yo creo que si conoces a fondo en si las tablas que se mueven al momento de hacer una transacción, tranquilamente puedes eliminar registros desde la B.D, y hacer desaparecer dichos registros. Ojo que cuando se registra una transacción esta se repliega en otras tablas mas, por eso que si tienes el conocimiento sobre que tablas debes consultar para borrar, lo puedes hacer y funciona muy bien.

Laura Nicolàs dijo...

Hola JoseCarlos,

Solo puedes si tienes licencia de partner. Sino las tablas de movimientos están protegidas.
Ademas para hacerlo bien solo tienes que saber qué tablas tocar (aunque no son pocas).

Todas mis respuestas en esta discusión no niegan que se pueda, sino que cuestionan que se DEBA.

Si trabajas en una empresa seria, no se DEBERÍAN eliminar cosas, sino corregirlas.

Salut!
Laura Nicolàs


Anónimo dijo...

Hola Laura,

Necesito obtener un diario de asientos contabilizados en NAV 2009, ¿en que tabla podría obtener esta inforamción?

Muchas gracias por tu blog.

María.

Anónimo dijo...

Buenas Tardes,
Probablemente el tema de borrar datos es la eterna discusión con los nuevos usuarios, y con el mayor respeto que todos merecen en este blog, siempre debemos pensar en que estamos haciendo mal y como se deberán reforzar e implementar las mejores practicas, en lugar de realizar procesos que busquen el borrado de errores, la solución deberá ser "rió arriba y no aguas abajo", con ello quiero decir que lo recomendable es reforzar el conocimiento de los usuarios para que todo se realice de la forma correcta.

Debemos comprender que no es el simple y controlado borrado de un dato, ello implica que se debe guardar controles de auditoria de cada movimiento que se crea o se elimina. Por todo lo anterior lo mejor que puede existir es no permitir el borrado forzado de datos.

Jorge Montoya dijo...

Buen dia

alguien me puede ayudar? yo manejo navision me es un poco complicado saber por que en la columna de doc. pendientes me aparecen en positivo algunas cantidades y otras en cero en el histórico por articulo, ya sea por factura según albarán salida o entrada, una vez que registras una entrada esta desaparece pero al final lo que hay como documento pendientes me rebota como faltante en físico

Paula dijo...

Hola Laura, primero de todo enhorabuena por tu blog. Utilicé Navision hace muchos años en un empleo anterior y me moría de ganas de volverlo a utilizar, así que aquí estoy, en mi empleo actual familiarizándome de nuevo con este ERP.

Bueno, te agradecería enormemente si por favor pudieras responderme a esto. Probablemente es una obviedad para ti y reconozco que me da un poco de vergüenza preguntar algo tan básico, pero creo que si lo averiguo trabajaré mucho mejor.

Mira, es que hace años en mi otro trabajo me parece recordar que, estando introduciendo asientos, antes de postear podíamos conocer el número de asiento que íbamos a tener cuando confirmásemos. Ahora, en cambio, solamente puedo conocer el número de asiento una vez he posteado. No sé si me explico bien... ¿es posible que esté recordando bien?

De antemano, mil gracias por tu respuesta. Un cordial saludo y feliz miércoles.

Paula

Laura Nicolàs dijo...

Hola Paula,

Gracias por tus comentarios :-)

Sobre lo del numero de asiento, el estándard de Navision no lo muestra. Únicamente se puede ver consultar una vez se ha registrado el asiento.

Si en tu empresa anterior lo podias ver, seguramente se trataba de un desarrollo hecho por el partner.

Salut!
Laura Nicolàs

Paula dijo...


Gracias Laura!!!! :-)

Paula

Sobre la autora...

Autora del libro Implementing Dynamics NAV