Una de las primeras cosas con las que se enfrenta una persona cuando empieza a trabajar con Microsoft Dynamics NAV es el hecho de no poder modificar aquello que se ha registrado.
Ya sea una factura, un albarán, un apunte contable, un movimiento de producto, etc. Cualquier movimiento registrado es inmodificable en Navision. Aunque se requiera modificar un dato aparentemente sin importancia, como puede ser una descripción, NAV no permite que sea modificado.
Este hecho suele causar frustración en los nuevos usuarios de Navision, sobre todo si han trabajado anteriormente con otro programa más abierto. Sin embargo esta característica de Navision es una gran noticia porque:
- Asegura de integridad de los datos.
- Mejora los procedimientos internos de trabajo.
Cómo puede asegurar la integridad de los datos?
Los sistemas de Gestión Empresarial son herramientas completas que cubren todas las áreas de una empresa. Los procesos de registro son complejos, y realizan gran cantidad de comprobaciones para determinar el resultado final, que a menudo afectan a muchas o a todas las áreas de la empresa. Un empleado, sin embargo, suele conocer a fondo el área en la que trabaja, pero no así el resto de las áreas de la empresa.
Dejar que el usuario pueda modificar la información registrada puede llevar a inconsistencias en la información.
Ejemplo 1: Un usuario registra un apunte contable que aparentemente sólo afecta al área de contabilidad. Hay un error en la fecha de registro y al usuario le gustaría poder entrar al movimiento de contabilidad y modificar la fecha.
Lo que el usuario no tiene porqué saber es que su jefe ha creado unas vistas de análisis para poder explorar la información por dimensión. Lo ha configurado de tal modo que las vistas de análisis se actualizan cada vez que se registra un asiento.
Si el empleado pudiera modificar la fecha del movimiento contable, probablemente no habría actualizado también la vista de análisis, por lo que se habría producido una inconsistencia en la información.
Ejemplo 2: Un empleado de almacén se da cuenta que faltan algunas unidades de un producto y hace un ajuste negativo para rebajar su stock. Al día siguiente encuentra 1 de las unidades en otra ubicación del almacén y quiere modificar la cantidad del ajuste negativo que realizó.
Lo que el usuario de almacén probablemente no sabe es que, en su empresa, se ha configurado Navision de modo que registre la variación de existencias en la contabilidad. Si el usuario pudiera modificar la cantidad en el movimiento de producto probablemente no actualizaría también la cuenta existencias, produciéndose una inconsistencia en la información.
Estos dos ejemplos muestran claramente el motivo por el que el ERP Microsoft Dynamics NAV (Navision) no deja modificar aquello que se ha registrado. Asegurar la integridad de los datos en el sistema de gestión de una empresa es imprescindible para el buen funcionamiento de la misma.
Hay un error en los datos registrados. Si no puedo modificar el registro, qué debo hacer para corregir el error?
Para corregir un error se deben seguir los siguientes pasos:
1. Registrar un movimiento que anule al movimiento erróneo.
2. Registrar el movimiento correcto.
Para cada caso debe determinarse qué movimiento es el que anula al movimiento erróneo. En caso de un apunte contable, por ejemplo, la anulación se conseguiría registrando un apunte contable igual al inicial intercambiando los debe por haber y viceversa. En caso de error en el registro de una factura, se debería registrar un abono. En caso de ajustes de producto, se debería registrar el ajuste contrario, etc.
Cómo puede mejorar los procedimientos internos de trabajo?
Aunque cueste de creer Microsoft Dynamics NAV (Navision) ayuda a que los empleados trabajen mejor y cometan menos errores.
Navision no permite modificar aquello que se ha registrado (ya sean facturas, asientos contables, movimientos de producto, etc.). Cualquier error en el proceso de registro se debe corregir registrado un movimiento que anula al primero y volver a registrarlo correctamente, de modo que siempre se deja un rastro de los errores cometidos.
Por experiencia propia he podido constatar que al ser costoso corregir errores los usuarios tienden a prestar más atención antes de registrar, lo que lleva a que cometan menos errores.
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Adaptarse a Microsoft Dynamics NAV para mejorar la gestión de nuestra empresa
Salut!
Laura Nicolàs
Quien es el responsable de determinar qué dimensiones se van a usar, de mantener la base de datos limpia, y de resolver problemas relacionados con las dimensiones ¿el personal TIC o los financieros?. La respuesta es que AMBOS.
